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3 pasos para lograr la efectividad en nuestra gestión del tiempo

El Time Management o Administración del Tiempo es, actualmente, una de las necesidades más demandadas por el área de talento humano para la mejora de desempeño de las personas.

En los procesos de coaching ejecutivo no podemos hablar de elevar el nivel de la competencia de Gestión del Tiempo, sin tener conversaciones de desarrollar hábitos que nos garantice el alcance de la misma; ya que en el mundo corporativo, cuando un profesional desarrolla hábitos positivos, está ya desarrollando competencias.

Paso 1: El aprender a decir “No”

Para tener una efectiva administración del tiempo es necesario definir los roles en nuestra vida (personal, profesional, deportivo, etc.) y el orden de las metas por cada área (generando lo que en el Coaching llamamos nuestro “Proyecto de Vida”); siendo fundamental definir nuestras prioridades para mantener un equilibrio en nuestro vivir, de lo contrario, el querer abarcar todo, puede afectar a nuestro Time Management y como consecuencia, seremos ineficaces en el alcance de determinados objetivos.

Por consiguiente, se puede afirmar que muchas de las acciones espontáneas e improvisadas que no estén vinculadas con las metas de los diferentes roles de mi vida , les tenemos que saber decir “NO”; desarrollando aún más la hipótesis, muchos de los grandes problemas de gestión del tiempo de las personas se podrían resolver aprendiendo a decir NO a las solicitudes de tareas o actividades que están totalmente fuera del conjunto de metas que forman parte de tu “Proyecto de Vida”, y en el caso que sea un pedido de nuestro jefe inmediato es importante saber negociar.

Paso 2: La Matriz de Administración del Tiempo

Voy a plantear una ya clásica, pero potente herramienta de Time Management, denominada la Matriz de Administración del Tiempo de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.

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Luego de apreciar la matriz y llevándolo a la reflexión nos podemos hacer estás preguntas:

¿En qué medida tenemos distribuidos las tareas en estos cuatro cuadrantes?

¿Cuáles son las tareas que haces a diario?

¿Cuál de estas son urgentes e importantes?

¿Cuál de estas son no urgentes pero importantes?

¿Cuál de estas son urgentes y no importantes?

¿Cuál de estas son no urgentes y no importantes?

Posiblemente muchos de nosotros estemos viviendo en el cuadrante I (URGENTE e IMPORTANTE), este son los espacios de crisis, accidentes y problemas apremiantes. No siendo coincidencia que las personas que están viviendo en dicho cuadrante, estén en el tabaquismo, exceso de café, falta de deporte, siempre apagando incendios y llegando al agotamiento casi diario de su cuerpo y mente, como consecuencia de los altos niveles de estrés que trae consigo mantener ese estilo de vida.

Según el cuadro de Covey, resolvemos los problemas de la administración del tiempo al dar prioridad al cuadrante II (lo NO URGENTE y lo IMPORTANTE) que tiene que ver con acciones de planificación, establecer objetivos claros, agendar acciones concretas, anticipación de tareas, estudio de oportunidades, el cómo y cuándo manejar relaciones con personas importantes de nuestro entorno, generar disciplina, actuar con responsabilidad, ser pro-activo (actuar antes de una situación), mantener chequeo médicos anuales o semestrales, programar horarios fijos para el deporte, etc; es decir, desarrollar la capacidad de planificar estratégicamente.

Una vez teniendo un panorama claro de cómo estamos distribuyendo nuestro tiempo, empezaremos a trabajar, a través de generar nuevos hábitos, en la delegación de los cuadrantes III (lo NO IMPORTANTE/ URGENTE): responder todas las llamadas telefónicas, mensajes o abrir cada uno de los correos electrónicos de nuestro buzón de entrada; y en la eliminación del cuadrante IV (lo NO IMPORTANTE/ NO URGENTE): leer la parte deportiva del periódico en hora laboral, abuso de actividades agradables, exceso de TV y uso prolongado de redes sociales, etc.

A la par de ir identificando y suprimiendo, paulatinamente, los malos hábitos por estar la mayor parte de nuestro tiempo en los espacios III y IV, tendremos que ir añadiendo de manera progresiva, algunas acciones al cuadrante II, en dónde reemplazaremos la re-actividad (respuestas sub-conscientes inefectivas) por la pro-actividad (accionar efectivo), solamente moviéndonos al cuadrante I por circunstancias que se escapan a un 100% de nuestro círculo de influencia, como incendios externos, accidentes inesperados o la muerte de un ser cercano, por poner ejemplos.

Para sintetizar, trabajar en la disciplina de vivir en el cuadrante II, significa tener control total y equilibrio de nuestro SER, donde el nivel de crisis es muy bajo.

Paso 3: Organización a través de la Programación

Otra herramienta que está sumamente conectada con el cuadro de Covey, es la Organización a través de la Programación, siendo la planificación aún más efectiva cuando nos movemos en “cascada”, de lo general a lo específico.

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Programar significa utilizar algún tipo de herramienta donde podamos colocar ¿qué es lo que vamos a hacer? y ¿cómo lo vamos a hacer?.

Pudiendo ser algún tipo de agenda (de papel, Outlook Calendar, Google Calendar o Post-It pegados en lugares visibles y concurridos por nosotros). El método que más se adecue a tu manera de operar, será el más efectivo para trabajar en tu programación; siendo además, la clave para programar actividades del cuadrante II, la planificación semanal de todas tus actividades tanto profesionales, familiares, de recreación, deportivas o de estudios.

Por último, es recomendable para la efectividad de nuestro Time Management, definir los días viernes antes de salir de la oficina o los lunes a primera hora, las acciones concretas a realizar en la semana en función a mis objetivos y a los roles que poseo.

Si quieres aprender más herramientas para mejorar tu desempeño y/o aplicarlo con tu equipo, no dudes en contactarme y formar parte de la formación de coaching profesional, dando click aquí.

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